Ogni processo aziendale lascia una traccia digitale. Comunicazioni, documenti, accessi ai sistemi, dispositivi mobili e piattaforme cloud generano informazioni che, in caso di contenzioso, sospetta sottrazione di know-how o incidente informatico, possono rivelarsi determinanti per ricostruire i fatti e supportare le decisioni dell’organizzazione.
Il webinar “Digital Forensics e rischio d’impresa” ha approfondito questi scenari analizzando il ruolo delle evidenze digitali nella tutela del patrimonio aziendale.
La Digital Forensics come strumento di governo del rischio d’impresa
La trasformazione digitale e la crescente dipendenza da dati, dispositivi e comunicazioni elettroniche hanno reso il patrimonio informativo un asset essenziale per la continuità operativa e la competitività delle organizzazioni. Parallelamente, l’aumento di incidenti informatici, frodi interne, sottrazione di informazioni riservate e controversie con dipendenti o collaboratori impone alle imprese di adottare un approccio strutturato nella gestione delle evidenze digitali.
Il webinar “Digital Forensics e rischio d’impresa – Sicurezza delle evidenze digitali, governance e valore probatorio“, organizzato da Argo, ha messo a confronto competenze giuridiche, tecnico-forensi e di compliance per analizzare il ruolo della Digital Forensics nella tutela del patrimonio informativo, nella gestione degli incidenti e nei processi di governo del rischio.
Al confronto hanno partecipato l’Avv. Diego Rigatti, Partner, Fieldfisher, l’Ing. Paolo Reale, Head of Digital Forensics di Argo, e il Dott. Piero Provenzano, Data Protection Officer e Compliance Manager di RP Advisor S.r.l.. La moderazione è stata curata dalla Dott.ssa Katia Trevisan, Direttore Generale di Argo.
Dai loro interventi è emerso un elemento comune: quando viene integrata nei processi aziendali, la Digital Forensics consente di accertare i fatti sulla base di elementi verificabili, preservare il valore delle evidenze digitali e fornire un supporto decisivo nella protezione degli interessi dell’organizzazione, anche nell’eventualità di un contenzioso.
Perché la Digital Forensics riguarda tutte le imprese
Nell’immaginario comune la Digital Forensics viene spesso associata a sofisticati attacchi hacker o a indagini giudiziarie particolarmente complesse. Nella pratica, invece, trova applicazione in situazioni ricorrenti, nelle quali è necessario ricostruire fatti, verificare comportamenti e accertare l’utilizzo delle informazioni aziendali.
Tra gli esempi analizzati durante il webinar, uno riguarda un caso comune spesso sottovalutato nelle organizzazioni: un dipendente conclude il rapporto di lavoro dopo aver avuto accesso a dati riservati, documentazione tecnica o informazioni commerciali. A distanza di tempo emergono elementi che fanno ipotizzare una sottrazione di know-how o un utilizzo improprio delle informazioni presso un nuovo datore di lavoro o nell’ambito di un’attività concorrente.
È in circostanze come questa che molte aziende scoprono quanto possa essere difficile ricostruire gli eventi. I dispositivi possono essere già stati riassegnati, gli account disattivati, i log eliminati secondo le normali politiche di conservazione e le informazioni potenzialmente rilevanti potrebbero non essere più recuperabili.
Uno dei messaggi più significativi emersi dal webinar riguarda proprio questo aspetto: il problema non consiste soltanto nell’individuare una possibile condotta illecita, ma nel riuscire a dimostrarla attraverso evidenze digitali correttamente acquisite, integre e tecnicamente verificabili, così da poter essere utilizzate anche nell’ambito di un eventuale contenzioso.
Dal sospetto alla prova: il valore delle evidenze digitali
Una parte del confronto è stata dedicata al valore probatorio del dato digitale.
Nel contesto aziendale, il sospetto di un comportamento illecito o di una violazione delle policy interne non è di per sé sufficiente a sostenere un’azione disciplinare o giudiziale. È necessario poter dimostrare cosa sia realmente accaduto, attraverso elementi oggettivi, acquisiti con metodologie idonee e ricostruendo gli eventi secondo criteri tecnici rigorosi.
Nel corso dell’incontro è stato evidenziato come strumenti comunemente utilizzati, quali screenshot, fotografie dello schermo o stampe di e-mail, possano risultare insufficienti quando occorre accertare un determinato evento. Informazioni essenziali come metadati, cronologia delle operazioni o altri elementi tecnici non sono immediatamente visibili e, se non correttamente preservati, possono andare irrimediabilmente perduti.
La Digital Forensics interviene proprio in questa fase: attraverso procedure di acquisizione forense è possibile cristallizzare lo stato dei dispositivi e delle informazioni digitali, preservandone le caratteristiche tecniche e la possibilità di verificarne l’integrità nel tempo.
Le evidenze digitali non assumono rilievo soltanto davanti a un giudice. Possono supportare verifiche interne, attività di audit, procedimenti disciplinari e, più in generale, tutti i processi decisionali nei quali è necessario accertare i fatti sulla base di elementi documentabili.
La tempestività nell’acquisizione delle evidenze digitali
Il tempo è il primo fattore di rischio per le evidenze digitali.
Nella gestione di un evento che coinvolge dati, dispositivi o sistemi aziendali, la tempistica è determinante. Le prove digitali, infatti, non sono elementi statici: possono modificarsi, essere sovrascritte o non essere più disponibili a causa delle attività ordinarie di gestione degli strumenti informatici.
Un dispositivo riconsegnato da un dipendente e successivamente riassegnato, un account disattivato, un sistema aggiornato o una conservazione dei log non adeguata possono compromettere la possibilità di ricostruire con precisione la sequenza degli eventi.
Durante il webinar è emerso un concetto fondamentale: la capacità di analizzare un incidente dipende in larga misura dalla preparazione dell’organizzazione prima che l’evento si verifichi.
La raccolta delle informazioni necessarie per una successiva analisi forense non può essere improvvisata nel momento in cui emerge una criticità, ma deve essere supportata da procedure definite, responsabilità chiare e scelte organizzative che consentano di preservare tempestivamente gli elementi rilevanti.
Per questo motivo, è consigliabile integrare la Digital Forensics nei processi di gestione del rischio, definendo in anticipo processi, responsabilità e modalità operative, così da poter intervenire immediatamente quando emerge un’anomalia o un fondato sospetto.
La preparazione preventiva consente di evitare che informazioni potenzialmente decisive vengano perse prima ancora di poter essere analizzate.
Tutela del know-how aziendale: proteggere gli asset intangibili
Tra i temi approfonditi nel webinar, particolare attenzione è stata dedicata alla tutela del know-how e dei segreti commerciali, elementi che spesso rappresentano una componente rilevante del valore competitivo di un’organizzazione.
Progetti, informazioni tecniche, procedure operative, strategie commerciali, dati relativi ai clienti e conoscenze sviluppate internamente costituiscono asset intangibili la cui protezione è essenziale per preservare reputazione e posizionamento dell’impresa sul mercato.
Uno degli scenari più frequenti riguarda la cessazione del rapporto con figure che, nel corso della propria attività professionale, hanno avuto accesso a informazioni sensibili: manager, responsabili di funzione, professionisti con competenze specialistiche o collaboratori coinvolti in processi strategici.
In questi casi, la criticità non riguarda solo il possibile trasferimento di informazioni all’esterno dell’organizzazione, ma soprattutto la capacità di accertare successivamente quali dati siano stati effettivamente acquisiti, copiati o utilizzati.
Il webinar ha evidenziato come la protezione del know-how richieda un approccio integrato, nel quale strumenti contrattuali, misure tecnologiche e processi organizzativi operino in modo coordinato.
Policy interne, corretta gestione degli accessi, procedure di uscita del personale e capacità di preservare eventuali evidenze digitali sono necessarie per salvaguardare gli interessi dell’azienda.
In presenza di una possibile sottrazione di informazioni riservate, la disponibilità di dati acquisiti correttamente può risultare determinante per ricostruire gli eventi e valutare gli strumenti di tutela applicabili.
Digital Forensics e Incident Response: prepararsi prima dell’incidente
Un ulteriore tema affrontato nel webinar riguarda il rapporto tra Digital Forensics e Incident Response e, in particolare, la necessità di preparare l’organizzazione prima che si verifichi un evento critico.
Quando si verifica un incidente informatico, l’organizzazione deve spesso affrontare contemporaneamente esigenze diverse: contenere gli effetti dell’evento, ripristinare l’operatività dei sistemi, individuare le cause e ricostruire la dinamica dell’accaduto.
Queste attività devono procedere in modo coordinato, evitando che le operazioni necessarie al ripristino compromettano informazioni utili per le successive analisi.
La Digital Forensics Incident Response (DFIR) integra le attività di risposta agli incidenti informatici con le metodologie proprie dell’analisi forense digitale, consentendo di contenere e risolvere l’evento senza compromettere gli elementi tecnici necessari a ricostruirne le cause, individuare eventuali responsabilità e tutelare gli interessi dell’organizzazione.
Questo approccio richiede una preparazione preventiva. Disponibilità di log adeguati, procedure interne definite, sistemi correttamente configurati e responsabilità individuate consentono di affrontare un incidente con maggiore precisione, riducendo il rischio di perdere informazioni rilevanti durante le attività di gestione.
La Digital Forensics, quindi, non interviene esclusivamente nella fase successiva a un evento, ma deve essere considerata nella progettazione dei processi aziendali di sicurezza e gestione del rischio.
Essere preparati permette di sapere in anticipo quali informazioni preservare, quali attività avviare e quali competenze coinvolgere quando emerge una situazione critica.
Controlli difensivi, privacy e compliance nella gestione delle evidenze digitali
La gestione delle evidenze digitali all’interno delle imprese richiede un equilibrio tra esigenze di tutela aziendale e rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.
Durante il webinar è stato approfondito il tema dei controlli difensivi, evidenziando come qualsiasi attività di verifica effettuata sugli strumenti aziendali – dispositivi, sistemi informativi o caselle di posta elettronica – costituisca a tutti gli effetti un trattamento di dati personali e debba quindi essere condotta nel rispetto dei principi previsti dal GDPR.
La legittimità di tali attività richiede un adeguato presupposto, a partire dall’esistenza di un fondato sospetto di condotte illecite e dalla necessità di operare secondo criteri di proporzionalità e pertinenza rispetto alla finalità perseguita.
Predisporre preventivamente regolamenti interni, policy sull’utilizzo degli strumenti informatici, informative ai dipendenti e procedure definite per la gestione delle verifiche consentono di creare un perimetro chiaro all’interno del quale operare.
In quest’ottica la compliance diventa una condizione necessaria affinché l’attività di acquisizione e analisi delle evidenze digitali sia correttamente impostata e possa produrre risultati utilizzabili. Una raccolta effettuata senza un’adeguata valutazione preventiva o senza il rispetto dei principi applicabili può infatti compromettere l’efficacia dell’attività svolta e la posizione dell’organizzazione sotto il profilo giuridico e reputazionale.
Per questo motivo, la gestione delle evidenze digitali richiede un approccio integrato nel quale aspetti tecnici, giuridici e organizzativi siano valutati sin dalle prime fasi della progettazione dei processi aziendali.
Digital Forensics e tutela del business
Uno dei principali elementi emersi dal confronto tra i relatori riguarda la necessità di superare una visione frammentata della gestione delle prove digitali.
La tutela del patrimonio informativo non può essere affidata esclusivamente alla funzione IT, così come gli aspetti giuridici non possono essere affrontati senza una comprensione delle dinamiche tecniche attraverso cui i dati vengono prodotti, conservati e analizzati.
La Digital Forensics richiede il coordinamento di competenze diverse: acquisizione tecnica delle informazioni, valutazione giuridica, protezione dei dati personali, processi di sicurezza e governance aziendale devono operare all’interno di un modello integrato di gestione del rischio.
Per le imprese, la questione non riguarda solo la capacità di reagire dopo un incidente, ma la possibilità di valutare preventivamente se procedure, responsabilità e strumenti siano adeguati a preservare informazioni rilevanti e supportare le decisioni nei momenti più critici.
In quest’ottica, la Digital Forensics diventa una componente dei processi di governo del rischio: non soltanto una disciplina investigativa da attivare in situazioni emergenziali, ma una competenza che contribuisce alla protezione del know-how, alla ricostruzione degli eventi e alla tutela degli interessi aziendali.
È in questo ambito che Argo affianca imprese e organizzazioni nella gestione degli aspetti tecnici, investigativi e di compliance legati agli eventi digitali, attraverso competenze specialistiche in Digital Forensics, Incident Response, Cyber Security, Intelligence e governance della sicurezza.
